Alle kostnader som næringsdrivende har i forbindelse med den daglige driften skal utgiftsføres i resultatregnskapet direkte. Får man en faktura fra en leverandør som f.eksempel fakturerer leasing av en kopimaskin for et kvartal ad gangen, vil det være galt å belaste drifsresultatet med hele beløpet i den måneden. Det er bare en tredel av leasingen som gjelder aktuell måned, mens resten gjelder de neste 2 måneder.

I slike tilfeller registreres den første måneden som kostnad nå, mens resten registreres som kostnad i de to påfølgende månedene.

Regnskap Periodisering
Regnskapsregistreringen i eksempelet ovenfor gjennomføres ved at det lages en konto for forskudd leasingen i balansen. La oss si at konto nr 1730 kalles ‘Forskudd leasingen kopimaskin’.

Så registreres fakturaen fra leasingselskapet som vanlig inn på kostnadskontoen for leasing (D- 6730), med hele beløpet. Da er driftsregnskapet belastet med leie for alle tre mnd., altså for mye = feil, dersom man ønsker et korrekt resultatregnskap.

Da kommer balansekontoen for Forskudd leasingen kopimaskin i brukt. Man foretar enkelt en tilleggspostering hvor man tilbakefører to månedsleier (to tredeler) av leasingfakturaen ved å godskrive kostnadskontoen (K-6730) og belaste balansen på ‘Forskudd leasingen kopimaskin’ (D-1730).

Periodisering neste måned
De to følgende månedene, vil man ikke motta noen faktura fra leasingselskapet. Da må man likevel ikke glemme å registrere leasingleien ved å ‘plukke’ månedens kostnad FRA forskuddskontoen. Registreringen blir omvendt: D-6730, K-1730 med en tredel av beløpet på hovedfakturaen.

Periodisering siste måned
Når man kommer til den tredje måneden, står det bare en tredel igjen på forskuddskontoen. Denne plukker man bort ved å registrere: D-6730, K-1730 med en tredel av beløpet på hovedfakturaen. En siste kontroll bør være at forskuddskontoen er i null komma null!

Når man ikke har saldoavskrivninger, kan man ikke aktivere noe, men må kostnadsføre anskaffelsen.