Hva er regnskap?

Regnskapsfører og Regnskapsføring 

Regnskap er å ha oversikt. Føring er å lage slik oversikt. Selvsagt var det i tidligere tider arbeidet med a FØRE inn tall i regnskapsbøker som ga yrket navn: Regnskapsfører.

Et ferdig regnskap er en sann oversikt over inntekter og kostnader. Samtidig skal det vise eiendeler med korrekte verdier, gjeld til andre og egenkapital til eier(e).

I moderne tid er det knapt noen som fører inn tall i bøker lenger; nå registreres tall og tekst inn i databaser og lagres elektronisk. Dermed kan opplysningene hentes ut, sortert og presentert slik man ønsker eller har behov for i øyeblikket.

Regnskap med dobbelt bokholderi.
Regnskapsprinsippet som benyttes i dag er basert på systemet med ‘det dobbelte bokholderi’. Prinsippet har vært kjent siden 1494. Enkelte fristes til å tro at dette betyr at regnskapsfører gjør alt to ganger. Dette er delvis riktig, men går i korthet ut på at enhver registreringen skal ha en motpost. En kostnad skal følgelig ikke bare registreres som kostnad, men også ‘hvor den kommer fra’. Begge skal ha samme beløpsmessig verdi.

Debet og kredit
Straks regnskap og regnskapsføring nevnes, kan man ikke unngå å støte på uttrykkene ‘debet og kredit’. Det går ut på at man alltid skal ha to sider, og begge skal være like.

Regnskap i praksis – dobbelt bokholderi
Kostnad i form av et kontant betalt beløp, blir derfor registrert inn på kostnadskontoen og samtidig ut av kassen.

En inngående faktura på varekjøp skal følgelig belastes varekjøp og i tillegg registreres på konto for leverandøren.

En utgående salgsfaktura belastes kunden som har kjøpt varen og i tillegg godskrives salg.

Se link til praktiske eksempler. ‘bokføringseksempler’
Autorisert regnskapfører
Ved å engasjere autorisert regnskapsfører, får man raskt profesjonell hjelp til både nødvendige egne rutiner, og ikke minst et regnskap som er lovlig utarbeidet og dokumentert.
Dette er tekst fra henvisningen ovenfor og skal vises ved klikk på bokføringseksempler

Bilag
er skriftelig dokumentasjon for en regnskapspost, f.eks en inngående eller utgående faktura, en kontantkvittering eller en utskrift av nettbank som viser pengetransaksjon.
Et bilag kan også være en flersidig kontrakt eller leieavtale.

Enkelte banker sender ikke ut belastningnota på omkostninger, renter, lån etc. eller det sendes ikke ut meldinger om innbetalinger fra kunder, men fullstendig navn på innbetaleren vises direkte i kontoutdraget. Da kan det være greit å bruke en side av kontoutdraget som bilag og postere alle kostnader eller innbetalingene på siden ettermiddag hverandre.

Bankbilag
er bilag for poster som er registrert på foretakets bankkonto. En viktig del av ethvert regnskap er registreringen av alle poster som vises i banken. Såsnart et beløp står registrert på et bankkontoutdrag, skal samme post registreres i regnskapet. Det er derfor et krav at regnskapet skal være et speilbilde av bankens poster. Se egne avsnitt for ‘KID innbetaling og Remittering’

Kontorrekvisita Eksempel: Firmaets bankkort er brukt for å kjøpe printerblekk: Kvitteringen fra bokhandelen viser kr 249,00 inkl moms og må registreres:
D-6800 og K 1920 kr 249,00 (dersom foretaket er momsregistrert, kan momsen også trekkes fra.)

Gebyr Eksempel: Banken har belastet kontoen med kr 69,00 uten bilag, men med teksten ‘omkostning nettbank’ som bare vises på kontoutdraget.
D- 7770 og K- 1920 ta gjerne en kopi av bankutdraget og legg det med som bilag.

Innbetaling Eksempel:
Det er kommet flere beløp inn i banken, kunder har innbetalt på utgående fakturaer.
D- 1920 og K- reskontro. Noen banker samler alle innbetalingene som er kommet inn samme dag og viser bare summen inn i bank. Da må posteringen splittes på kreditsiden med ett beløp pr kundebetaling, og så samlesummen til debet.
Enkelte banker sender ikke ut meldinger om innbetalinger, men viser fullstendig navn på innbetaleren direkte i kontoutdraget. Da kan det være greit å bruke en side av kontoutdraget som bilag og postere alle innbetalingene på siden ettermiddag hverandre.

Inngående fakturaer
er regninger som kommer fra leverandører på varer og tjenster som er kjøpt på kreditt. Dette betyr at fakturaen må registreres som gjeld til leverandøren før den betales, samtidig som kostnaden må registreres.

Teleregning Eksempel:
D- 6900 K- reskontro for teleselskapet.

Hovebok
er en samling av regnskapets hovedkontoer samlet i logisk rekkefølge. Hver og en av kontoene har en debetside og en kreditside, summen av debet skal være lik summen av kredit og debet minus kredit skal alltid være null, komma null null!

Reskontro
er en underspesifikasjon av hovedboken. Reskontro viser spesifikasjon av fakturaer og betalinger til og fra kunder og leverandører. Enhver hovedbok vil ha en samlekonto for leverandører. Normalt vil dette være konto nr 2400 og kontoen viser summen av alle ubetalte regninger. Det må aldri registreres direkte på hovedbokskonto for reskontro. Registreringene skal komme fra underkontoer med hver eneste leverandør.

Reskontro Eksempel:
Det er kommet to inngående fakturaer, én fra leasingselskapet for kopimaskinen (kr 3.000) og en fra gårdeier på husleie (kr 10.000). Da opprettes to reskontroer, en for hver av leveradørene. På den første registreres leasingen med kr 3.000, på den andre kr 10.000. Begge kontoene er imidlertid ugjenkallelig styrt til konto nr 2400, slik at samlet saldo også vises med kr 13.000 som sum gjeld på 2400. I tillegg kan man se individuelle posteringer på hver og en av reskontro – kontoene for leasingselskapet og gårdeier.

Konto – kostnadssted
En konto i regnskapet er en summarisk oversikt over registreringer av samme katergori. For å oppnå en tilfredsstillende spesifikasjon, er det et krav om at kostnader skilles fra hverandre etter type. Det er derfor man oppretter separate kontoer for varekjøp, frakt, underleverandører, strøm, telefon, kontorrekvisita og bankomkostninger.
Samlet oversikt over alle kontoer kalles hovedbok.
Se stikkord ‘Hovedbok’

Utgående fakturaer
er regninger som virksomheten selv sender ut til sine kunder for varer og tjenster som er levert. Fakturaer skal alltid registreres på reskontro. En faktura på kr 1.000 medfører i de fleste tilfeller et totalbeløp på kr 1.250 inkl moms.
Registreres slik:
D-kundereskontro kr 1.250
K- 3010 salg pliktig kr 1.000
K- 2710 utg.moms kr. 250

Salg med moms på kr 1.000 medfører med andre ord en øyeblikkelig gjeld til Skatteetaten på kr 250!

Resultat og Balanse

Som en følge av det dobbelte bokholderi’s prinsipp, vil ethvert komplett regnskap bestå av to oversikter: ‘Resultat og Balanse’.

Resultatregnskapet
viser salg til kunder og andre inntekter, minus kostnader. Differansen er ‘Resultat’. Et resultat kan selvsagt også være negativt. På engelsk heter dette: ‘P & L Report’, som står for ‘Profit and Loss Report’.

Balansen
viser hva man har igjen av verdier, eiendeler og gjeld til andre på et visst tidspunkt. Mens resultatregnskapet stopper ved endt regnskapsperiode (regnskapsår), fortsetter balansen med hittil verdier.

Resultat og balanse
har i de fleste tilfeller sammenheng ved at det dobbelt bokholderiet’s prinsipp krever at at enhver transaksjon skal ha to posteringer. Eksempel:

Inngående faktura mottatt fra bredbåndleverandøren:
Fakturaen er selvsagt en kostnad og må registreres i resultatregnskapet til debet på konto 6900. Motposten er i første omgang gjeld (fakturaen er jo ikke betalt), og gjelden registreres i balansen på reskontro for leverandøren.

Dette prinsippet medfører at resultatregnskapet alltid har registrert korrekte kostnader, selv før man har betalt regningen

Periodisering i regnskapet

Alle kostnader som næringsdrivende har i forbindelse med den daglige driften skal utgiftsføres i resultatregnskapet direkte. Får man en faktura fra en leverandør som f.eksempel fakturerer leasing av en kopimaskin for et kvartal ad gangen, vil det være galt å belaste drifsresultatet med hele beløpet i den måneden. Det er bare en tredel av leasingen som gjelder aktuell måned, mens resten gjelder de neste 2 måneder.

I slike tilfeller registreres den første måneden som kostnad nå, mens resten registreres som kostnad i de to påfølgende månedene.

Regnskap Periodisering
Regnskapsregistreringen i eksempelet ovenfor gjennomføres ved at det lages en konto for forskudd leasingen i balansen. La oss si at konto nr 1730 kalles ‘Forskudd leasingen kopimaskin’.

Så registreres fakturaen fra leasingselskapet som vanlig inn på kostnadskontoen for leasing (D- 6730), med hele beløpet. Da er driftsregnskapet belastet med leie for alle tre mnd., altså for mye = feil, dersom man ønsker et korrekt resultatregnskap.

Da kommer balansekontoen for Forskudd leasingen kopimaskin i brukt. Man foretar enkelt en tilleggspostering hvor man tilbakefører to månedsleier (to tredeler) av leasingfakturaen ved å godskrive kostnadskontoen (K-6730) og belaste balansen på ‘Forskudd leasingen kopimaskin’ (D-1730).

Periodisering neste måned
De to følgende månedene, vil man ikke motta noen faktura fra leasingselskapet. Da må man likevel ikke glemme å registrere leasingleien ved å ‘plukke’ månedens kostnad FRA forskuddskontoen. Registreringen blir omvendt: D-6730, K-1730 med en tredel av beløpet på hovedfakturaen.

Periodisering siste måned
Når man kommer til den tredje måneden, står det bare en tredel igjen på forskuddskontoen. Denne plukker man bort ved å registrere: D-6730, K-1730 med en tredel av beløpet på hovedfakturaen. En siste kontroll bør være at forskuddskontoen er i null komma null!

Når man ikke har saldoavskrivninger, kan man ikke aktivere noe, men må kostnadsføre anskaffelsen.

Saldoavskrivninger i regnskapet

Regnskap og saldo avskrivning

Avskrivninger er en beregnet kostnad som tas med i regnskapet som en del av en ‘større’ investering.

Regnskap – kostnader over 15.000 kroner.
Investering over 15.000 kroner skal kostnadsføres over den tiden driftsmidlet varer. Dette betyr at man må finne ut hvor lenge man vil benytte og ha glede av investeringen, og deretter registrere en del av totalinesteringen hver mnd., inntil alt er kostnadsført. Dette er den regnskapsmessige behandlingen.

Skattemessige avskrivninger
lever et helt annet liv enn regnskapsmessige avskrivninger. I skatteavskrivninger tar man utgangspunkt i at et driftsmiddel taper jeg mer i verdi de første årene. Alle som har kjøpt ny bil er som regel klar over at den første kjøreturen hjem fra bilforretningen, er den dyreste. Derfor sier man i skatterettslig forstand at man kan kostnadsføre høyere beløp med skattefradrag de første årene.

Saldoavskrivninger

Saldoavskrivningen er den delen av en investering som man får fradrag for i skatteregnskapet i året. Saldoavskrivningene er uavhengig av de regnskapsmessige avskrivningene; se egen artikkel ‘Avskrivning i regnskapet’

Regnskapseksempel saldoavskrivning:
La oss tenke på et håndverksfirma som anskaffer varebil til kr 200.000 ferdig prutet. De tenker seg at denne bilen varer i 10 år, og foretar regnskapsmessige avskrivninger med kr 20.000 pr år. Skattemyndighetene har imidlertid bestemt at ‘større’ anskaffelser kan saldoavskrives med skattefradrag etter forskjellige satser.

Varebil saldoavskrivning
For varebiler gjelder en maksimalsats på 25 % av saldo. Det første året er saldo før avskrivninger utvilsomt anskaffelsesprisen på kr 200.000, og saldoavskrivninger kan kreves med kr 50.000 som fradrag før skatt (25 % av kr 200.000)

Saldoavskrivning år 2
Når kr 50.000 er saldoavskrevet fra kr 200.000 det første året, vil restsaldo være kr. 150.000. I år 2 får man skattemessige avskrivninger med 25 % på bakgrunn av restsaldo. følgelig ‘bare’ kr 37.500. (25 % av kr 150.000)

Saldoavskrivning år 3
Når kr 37.500 er saldoavskrevet fra kr 150.000 det andre året, vil restsaldo være kr. 112.500. I år 3 får man skattemessige avskrivninger med 25 % på bakgrunn av restsaldo. følgelig ‘bare’ kr 28.125. (25 % av kr 112.500)

Avskrivning i regnskapet

 

Regnskap og avskrivning

Avskrivning er en beregnet kostnad som tas med i regnskapet som en månedlig del av en ‘stor’ investering. Det kommer ingen faktura på beløpet, og avskrivning betales ikke ut av bank eller kasse.

Driftsmidler som koster mer enn 15.000 kroner
Alle kostnader som næringsdrivende har i forbindelse med den daglige driften, skal utgiftsføres i resultatregnskapet direkte. Det er hovedprinsippet for kostnadsregistrering.

Regnskap kostnader over 15.000 kroner.
Investering over 15.000 kroner skal kostnadsføres over den tiden driftsmidlet varer. Dette betyr at man må finne ut hvor lenge man vil benytte og ha glede av investeringen, og deretter registrere en del av totalinvesteringen hver mnd., inntil alt er kostnadsført.

Avskrivninger
er den delen av en investering som er brukt opp i den regnskapsperiode som man rapporterer for.

Regnskapseksempel avskrivning:
La oss tenke på et håndverksfirma som anskaffer en kopimaskin til kr 60.000 men X/moms. Fakturaen fra leverandøren viser kr 75.000 å betale. Momsen på kr. 15.000 registreres straks på konto for inngående moms. Dermed vil håndverkeren få igjen momsen ved første momstermin. Men kr 60.000 vil jo være altfor mye å registrere rett på kostnadskonto for kontor- inventar og utstyr. Resultatregnskapet kan ikke belastes med en maskin som man nesten ikke har tatt i bruk!

Avskrivning i regnskapet er en andel av en kostnad.
Vi håper at kopimaskinen varer i 5 år før vi må skifte den ut. Ved hjelp av et enkelt regnestykke, kan man raskt finne ut at den egentlige kostnaden pr mnd vil være kr 1.000! (60.000 delt på 5 år = 12.000 pr år = kr 1.000 pr mnd)

Avskrivninger skattemessige – saldoavskrivninger
Den fordelingsmessige logikken i det nevnte eksempelet er som regel grei. Skattemessige avskrivninger er imidlertid noe annet. Basert på gjeldende prinsipp om at skattemessig fradrag ikke skal være enkelt, har man innført forskjellige skattemessige avskrivningssatser, og disse lever et helt annet liv enn regnskapsmessige avskrivninger. I skatteavskrivninger tar man utgangspunkt i at et driftsmiddel taper seg mer i verdi de første årene. Alle som har kjøpt ny bil er som regel klar over at den første kjøreturen hjem fra bilforretningen, er den dyreste. Derfor sier man i skatterettslig forstand at man kan kostnadsføre f.eks 25 % av en varebil det første året.  Neste år får man skattemessige avskrivninger på 25 % av gjenværende saldo.

Se egen artikkel om Saldoavskrivninger i regnskapet.